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智能化發展在高中檔案管理中的應用

企 業 管 理

智能化發展在高中檔案管理中的應用

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科技資訊 SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION

DOI:10.16661/http://www.ymnoz.com.cn/doc/56ed148c0a1c59eef8c75fbfc77da26924c596e1.htmlki.1672-3791.2018.12.148

智能化發展在高中檔案管理中的應用

王美言

(建水縣第三中學 云南紅河州 654306)

摘 要:現階段,高中教育作為義務性教育的最后一個階段,對于高中生的成長有著非常重要的影響,而高中檔案是他們

在這個階段學習、生活的全方位體現。現如今智能化的發展,對于高中檔案管理也提出了更為嚴格的要求,這就需要檔案管理人員要增強自身的信息化知識。本文簡單介紹了傳統形式中高中檔案管理中存在的缺陷,針對這些弊端,探討了相應的問題解決措施,以期為檔案管理人員提供參考。關鍵詞:智能化發展 高中 檔案管理中圖分類號:F83.33 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2018)04(c)-0148-02

大數據背景下,信息技術在各個行業中都發揮出了應有的作用。在高中階段,檔案管理本身就是一項復雜且隱秘的工作,隨著信息化進程的不斷加快,如何對高中生的電子文件進行有效的歸納,這是檔案管理人員需要掌握的內容之一。不斷適應新形勢的變化,突破傳統觀念的束縛,建立完善的安全保障體系,促進檔案管理的全面發展。

1 傳統形式中高中檔案管理的缺陷

1.1 管理人員的意識淡薄

在高中階段,學校的宗旨在于教書育人,以提高升學率為主要目的,在專業人才的供應上出現了斷接。其次管理人員沒有意識到檔案管理的重要性,對各項工作的開展只是草草了事,這種工作態度直接影響了工作開展的效率與質量。學校所聘請的管理人員雖然有一些檔案管理知識,但是對計算機的應用能力普遍都比較低。這就導致在實際操作的時候,經常出現人為上的錯誤,降低管理的效率。1.2 保密性較差,缺乏完善的保障體系

在傳統的高中檔案管理中,信息化的管理一般都是人為手動操作,所以信息錄入的安全性較低。即便是在使用計算機的情況下,也不能確保管理人員對于計算機的掌握程度可以滿足管理要求。再加上缺乏完善的安全保障體系,很容易就會泄露一些重要的檔案信息,為管理帶來極大的安全隱患。1.3 管理方式落后

隨著時代的發展,信息化技術的進步,人們的需求在一定程度上也產生了變化,對于檔案的需求等級不同,其需求內容也是不同的。高中檔案管理中,管理的方式較為落后,沒有將信息技術應用到其中,不能在短時間內對大部分人需要的檔案信息實行統一化的查詢與管理。傳統的管理方式,效率與質量都比較低,無法與時代的發展相互統一。因此,在智能化的發展背景下,必須對高中檔案管理進行必要的創新。

2 智能化發展在高中檔案管理中的應用措施分析

2.1 加強管理人員的綜合素養,增強信息化的宣傳力度

檔案管理人員所要掌握的不僅是理論上的知識,還應

該加強綜合訓練與計算機技術的培訓,這樣才能更好的

融入到智能化的檔案管理中。一名優秀的檔案管理員,要時刻明確自身的責任感和使命感,善于對檔案信息進行有效的分析與研究,主動利用各項信息技術,及時的發現和處理問題,探索出新的方法。檔案管理人員要積極參加到學校組織的各項培訓工作中,改變傳統的檔案管理模式,掌握互聯網技術,以多種方式實現對檔案進行綜合利用。借助微博、微信以及其他社交軟件,進行大范圍的推廣。通過二維碼的方式,向高中生推動各種信息,還可以在微信或者是微博上注冊公眾號,形成定期信息的更新與傳達,讓高中生和教師可以及時的掌握檔案信息,進行查詢和匹配。高中的檔案管理部門也要秉承著創新和發展的全新理念,不斷提升自身工作的實效性。

例如,某高中在強化檔案管理人員專業技能的培訓時,立足于傳統管理的基礎上,進行必要的創新。其內容主要包括如何操作計算機、數據庫的錄入和管理上,還有相應的網絡安全防護知識。注重對基礎性工作的管理,加強對檔案人員的管理,以擴寬知識面為主,讓他們從思想上認識到檔案管理的重要性。2.2 加大資金的投入,建立完善的安全保障體系

高中檔案管理的內容要根據具體的工作情形來開展信息化的服務,秉承著“實用為中心”的管理理念,加強對檔案資料的收集與管理。數據化發展的背景下,完善一些基礎設備。根據高中發展的實際情況而定,建立好相應的網絡數據庫和電子目錄,確保可以及時的收錄一些電子文件。智能化的檔案管理軟件有著強大的功能,可以將整理、歸納集為一體,為實現高效率的管理奠定基礎。高中檔案管理中最重要的就是檔案的隱蔽性和安全性,所以,在開展各項管理改革的時候,首先要做好一定的備份工作,增強管理人員的安全意識,建立完善的安全保障體系。

例如,在某中學檔案安全管理保障體系的建設中,學校領導在安全工作方面從未有絲毫的懈怠,全面貫徹落實以預防為主的檔案安全教育。通過工作會議的形式,讓安全意識真正的深入到每一位檔案管理人員的內心深

①作者簡介:王美言(1977,8—),女,彝族,云南建水人,本科,檔案館員,研究方向:檔案方面。

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