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事業單位檔案室提高服務能力的對策

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事業單位檔案室提高服務能力的對策

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百家論壇

事業單位檔案室提高服務能力的對策

滿程

懷化市疾病預防控制中心

摘要:隨著我國經濟社會的不斷發展,各行各業各類的信

息量也迅速增加,這就必然要求事業單位檔案室切實提高其服務能力。我國已經要求各個事業單位都要建立相應的檔案室進行有效管理以滿足社會發展的需求,這對單位自身的發展有一定的推動作用。近年來,隨著信息技術的普及與應用,我國事業單位的檔案管理工作不斷取得新的進步和突破,即便如此,事業單位業務量不斷增加的態勢依然持續,這是我國社會全面發展的必然表現和要求,越來越多的重要文獻資料、科技資料、音像資料等等都需要歸檔保存。所以,這些不同門類的檔案資料對事業單位檔案室的管理服務水平也不斷提出新的更高的要求。各級各類事業單位只有不斷加強其自身檔案室的建設,才能夠有力推動自身單位檔案室的服務能力。

關鍵詞:事業單位;檔案室;服務能力;信息化建設

一、豐富檔案室藏各類資源,做好主產業檔案資源管理

事業單位是由國家機關或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織,它們具有顯著的社會公益性,大多都具有自己的主產業。所以,事業單位的主產業發展不僅關系到本單位的長遠效益,也關系到整個社會的整體效益。因此,事業單位檔案室在豐富檔案室藏各類資源的同時,還要集中優勢資源做好其主產業檔案資源的管理工作,這樣才能夠切實提高其服務大局的能力。各事業單位要立足行業實踐,同時以檔案專業國家標準和單位所屬行業標準為依托制定各項檔案管理制度、標準和規范,幫助指導單位主產業專業技術人員規范各類科技資料的整理、歸檔工作,確保科技檔案整理、歸檔質量。在此基礎上,還要堅持與時俱進,不斷更新知識體系,密切關注行業發展動態,積極參加上級部門針對所屬行業的各級各類檔案管理業務培訓,同時加強與所屬行業的各兄弟單位檔案管理部門的業務交流,吸取同行業檔案管理工作的有益經驗,加強本單位的檔案室主產業檔案管理。

二、加強檔案隊伍建設,增強服務保障

檔案事業的發展有賴于檔案工作人員隊伍的優化。隨著事業單位的發展、檔案資料的增多以及科學化管理模式的引入,對事業單位檔案室工作人員的數量和素質都有了新的要求和規范。然而目前,多數事業單位檔案室里的工作人員大多為兼職人員且檔案管理專業水平有待提高,這就會導致機關檔案室功能不健全,以致影響其自身的服務能力。因此,當前首要切實加強檔案人員的隊伍建設,著力打造一支政治覺悟高、業務水平一流、服務態度優秀的高素質檔案人員隊伍,這是提高事業單位檔案室服務能力的重要任務。對此,要培養檔案工作人員的優良職業道德精神,不斷改進工作作風,在提升檔案人員完整收集、科學歸檔、安全保護、科學管理、開發利用等方面加大力度,為事業單位檔案室建設提高人才保障。

三、不斷優化和創新服務機制

檔案的核心價值在于利用。因此,要樹立“最好的服務就是最好的管理”的工作理念,不斷優化和創新服務機制,強化服務意識,并積極主動地為單位加強檔案管理、科學發展提供準確、全面、可靠的信息資料支持。在服務態度方面,相關工作人員要細致、耐心且堅持原則,以便更好地滿足利用者的需求;在服務時機方面,要與時俱進地開發開放檔案信息資料為單位所用;在服務方式方面,可以實行自助查詢、單位內部目錄共享等多種形式和多種的檢索方式,為檔案利用者盡可能地提供更多的渠道和方式進行查閱;在服務體驗方面,要進一步加強檔案室的各項基礎設施和管理制度建設,改善利用環境和服務態度,給利用者提供更為舒適、便捷的服務。

四、加強檔案信息化建設

現代社會的發展,日新月異,尤其是互聯網技術的發展和突破更為迅猛。為了使得檔案保存時間更為長久,避免紙質版本的損壞,將檔案與互聯網聯系已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢。這也要求事業單位加強對相關檔案管理工作人員的計算機使用技能的培訓,進而將電子計算機、光盤等技術與檔案管理工作相結合,以數字化、網絡化為主旋律,加強信息服務工作,成立服務中心,建立網上檔案管理系統以求資料不會損壞或者流失,以此來滿足單位的需求。事業單位檔案室要堅持把檔案信息化建設作為檔案工作的戰略方向,將檔案信息化建設納入到事業單位的年度發展規劃。加快目錄數據庫、全文數據庫建設步伐,按照“存量信息化”的思路,大力開展傳統載體檔案數字化,有步驟、有規劃地進行傳統載體檔案的目錄數據庫建設和全文數據庫建設;按照“增量信息化”的思路,指導單位內部各立檔單位對新產生的檔案資料進行數字化歸檔,積極進行原生電子文件的接收歸檔工作,為利用者提供快捷高效的檔案服務。與此同時,還要確保檔案信息數據的安全和完整,完善檔案備份制度,做好檔案數據的備份工作,完成現有數據的雙套備份工作;并且要做好檔案信息交換成果中的安全保密工作,按照國家檔案局檔案信息系統安全等級保護定級工作的要求,從技術和制度方面確保檔案管理系統的安全和完整。

結束語

近年來,隨著我國社會的迅速發展以及信息技術的普遍運用,我國事業單位的檔案管理工作不斷取得新的進步和突破,這是我國社會全面發展的必然表現和要求,越來越多的重要文獻資料、科技資料、音像資料等等都需要歸檔保存,不同門類的檔案資料對事業單位檔案室的管理服務水平也不斷提出新的更高的要求。對此,要豐富檔案室藏各類資源,做好主產業檔案資源管理;加強檔案隊伍建設,增強服務保障;不斷優化和創新服務機制;加強檔案信息化建設等以切實提高事業單位檔案室的服務能力和水平。

參考文獻:

[1]楊中元.優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平[J].辦公室業務,2017(9):141-141.

[2]湯嬌美,王卓.事業單位檔案室如何提高服務能力[J].蘭臺內外,2015(6):37-37.

[3]王亮.如何提升事業單位檔案服務工作能力[J].企業改革與管理,2016(14).

[4]湯嬌美,王卓.事業單位檔案室如何提高服務能力[J].蘭臺內外,2015(6):37-37.

作者簡介:滿程(1980.10.11)女,籍貫:湖南省懷化人,學歷:本科,畢業于南華大學;現有職稱:館員;研究方向:檔案。

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