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事業單位檔案管理信息化建設策略探討

事業單位檔案管理信息化建設策略探討

黃剛

(內蒙古興安盟科爾沁右翼前旗人才開發交流服務中心內蒙古·興安盟137423)

摘要隨著我國社會經濟的不斷發展,事業單位檔案管理信息化成為滿足現代社會需求的重要保障之一。在對信息化進行應用的過程中,存在著一些需要不斷去進行提升和改進的問題。本文所要探究的內容就是如何對事業單位檔案管理信息化建設進行更好的提升,提出更加有效的方法和策略解決檔案管理信息化建設當中存在的問題,幫助事業單位提高檔案管理質量,使發展更加穩定。

關鍵詞事業單位檔案管理信息化建設策略探討

中圖分類號:G271文獻標識碼:A

事業單位的檔案管理工作是對單位各方面工作的信息管理以及保存方式,是單位發展的重要信息支持。在現代信息技術的影響下,信息化建設已經成為檔案管理工作新的發展趨勢。但是,由于管理觀念以及管理方式等各方面主客觀因素的影響,其還存在一些突出的實際問題。

1事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

事業單位是我國社會主義社會以及經濟體系中的重要組成部分,是國家實現社會公共服務的重要載體。事業單位檔案管理工作的信息化建設,對社會各項工作的平穩發展具有非常積極的實際意義。經過長時間的實踐以及發展,我國的事業單位檔案管理信息化建設已經取得了較好的實際成果,但是,與社會發展的總體應用水平來說,其還存在一些突出的問題。

(1)檔案信息開發不合理。由于管理人員的管理觀念還沒有實現完全的轉變,一些單位雖然實現了技術層面的信息化建設,但是在信息技術的應用和開發檔案信息資源方面,還比較薄弱。一方面。檔案管理工作中相關信息重復加工的問題表現嚴重,數據質量有待提高。另一方面,現代信息技術在檔案管理工作中的應用,更大的意義是信息技術對數據信息的強大處理能力,使信息能夠發揮其最大價值。但是,在現階段,這方面的發展比較欠缺。(2)信息安全管理不到位。與傳統的檔案管理模式相比,信息技術多元化的收集能力擴展了檔案管理的信息收集渠道;強大的信息處理能力實現了信息資源的充分利用;數據庫以及云技術實現了海量的數據存儲需求;網絡技術實現了信息的快速共享以反饋。但是,其在極大程度上便捷了管理工作的同時,也帶來了更加隱蔽的網絡風險。例如:黑客攻擊、病毒入侵、數據丟失等等,都會導致非常嚴重的經濟與社會損失。然而,目前我國廣大事業單位對網絡信息安全的管理能力還處于較低水平。(3)管理人員素質不足。由于受傳統觀念的影響,一些管理人員的觀念轉變困難,難以跟上信息技術的應用水平。同時,信息技術的應用,對管理人員的信息技術素質具有更高的要求。現階段,在信息管理技術方面的素質,是事業單位檔案管理人員普遍欠缺的現代化素質。

2事業單位檔案管理信息化建設的策略

(1)增強法制觀念,提高檔案意識。事業單位領導應高度重視檔案管理工作,真正意識到其重要意義,結合《檔案法》中的要求,廣泛開展宣傳工作,促使檔案管理人員法制觀念不斷增強,并有效提升法律意識。事業單位應通過學習、培訓、答題及考試等形式,從整體上提升檔案管理人員的綜合素質,熟悉相關的法律法規,在實際工作中嚴格執行。此外,檔案管理人員對待工作也要認真負責,履行好自身職責,規范操作各種信息化設備。事業單位要將檔案管理人員的工作熱情激發出來,確保他們全身心投入到檔案管理工作中,才能最大限度減少問題,避免檔案資料出現損壞、丟失的情況,為檔案管理信息化建設創造有利條件。

(2)完善檔案管理制度。制度是所有工作正常開展的前提,要想實現事業單位檔案管理信息化建設的順利進行,需要重視建立起完善的檔案管理制度,為這項工作提供科學指引與保障。事業單位要盡快制定規范的信息化安全保障制度,這樣在檔案信息資源信息化建設期間,可以避免出現檔案遺失、外泄等問題。事業單位檔案管理部門要嚴格制定工作責任制度,將具體責任明確到個人身上,以此增強檔案管理人員的責任意識和安全意識,不斷提升檔案管理制度的科學化、嚴格化和有序化水平,促使事業單位檔案資源信息化建設正常開展。

(3)提升規范化和標準化水平。在事業單位檔案管理信息化建設過程中,規范化和標準化是兩個需要達到的目標,這能夠將檔案管理工作現代化水平反映出來。事業單位在檔案管理信息化建設中,需要根據國家信息化管理的相關標準,從自身發展需求與特點出發,將相應的內部管理標準體系明確下來,在實踐中逐步加以完善。事業單位在檔案目錄數據庫建設中,不僅要滿足國家標準,還要便于操作,將各種文件和檔案的內容、著錄項目、數據庫結構與格式等統一起來,并保證檔案數據庫管理軟硬件文檔格式、數據指標等規范。這樣檔案管理人員在檔案館錄入電子目錄以后,可以更好地共享數據,避免軟件不兼容造成的數據不能轉換、讀取等情況。

(4)加快硬件建設。在事業單位檔案管理信息化建設過程中,還要注重對各項現代化軟硬件設備進行完善,主要有計算機、數字存儲設備、數據庫以及網絡等。事業單位要注重在數字資源設備上增加更多的資金投入,及時采購、更新和升級設備。事業單位為獲得更多的檔案資料,需要將存儲光盤配置齊全,確保光盤有一定的存儲空間,延長光盤使用與保持的時間,從最大限度減少存儲風險,讓檔案資料得到安全保護。選擇硬盤設備備份的過程中,要注重其有良好的性能,能保持穩定,并具備較強的抗外界干擾能力,從而使檔案資料保存更加健康和有效。

(5)建立培訓制度,提高管理素質。在檔案管理信息化的建設過程中,管理人員的素質跟不上是制約信息化發展的重要因素。對此,應該建立科學的培訓制度,定期對管理人員開展培訓工作,使其能夠滿足檔案管理信息化建設對管理人員素質的客觀要求。在信息化的發展背景下,檔案管理人員不僅僅要具有專業的檔案管理知識,以及豐富的管理經驗,還必須具備現代化的信息技術應用以及操作能力。對此,應該以信息技術的應用素質為主要內容,對管理人員進行培訓,全面提高其現代化的管理素質。同時,應該建立合理的激勵機制,以此激發管理人員的工作積極性,使其以更加飽滿的熱情、更加現代化的管理技術,實現檔案管理工作的信息化發展。

3結束語

隨著我國社會經濟的不斷發展,事業單位檔案管理信息化成為滿足現代社會需求的重要保障之一。充分對事業單位信息化檔案管理進行利用,提高檔案的管理質量,從而助力事業單位產生更加高效的管理效率。信息化檔案管理有著更加高效和更加突出的特點,能提高事業單位對檔案管理的效果,是社會發展的產物。不但保證了事業單位的穩定發展,同時對我國經濟持續發展帶來了更加有效的貢獻。

經|法|縱|覽

—科教導刊(電子版)·2018年第19期/7月(上)—230

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