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文書檔案數字化的實施與應用

文書檔案數字化的實施與應用

文/陜西咸陽長慶石化公司 龐艷麗

文書檔案即管理類檔案,是指職能部門在其職能活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的管理性文件材料。文書檔案涵蓋管理活動中各種資料,庫藏數量巨大,如何保證檔案保管周期和實體安全,提升紙質檔案提供利用能力,是檔案工作必須解決的難題之一。為適應信息化管理要求,多元化服務與發展需求,實施文書檔案數字化工作勢在必行。要積極探索開展工作,逐步實現文書檔案數字化。

一、文書檔案數字化實施狀況

(一)文書檔案管理情況。文書檔案涵蓋企業發展過程中重要文件資料,包含企業管理過程中形成的上行文、平行文、下行文,種類涉及決議、命令(令)、決定、公告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、規定、函、會議紀要。 文書檔案跨越按卷管理與按件管理兩種分類管理方式。通過多年的實踐操作總結,作為重要政策支持性檔案,文書檔案多年來以紙質檔案借查閱為主,未實施數字化工作前,無論是按卷管理還是按件管理,檔案工作都無法體現輕整理重價值的理念,辦公文書人員和檔案工作人員把大量的時間精力用在前期整理分類和后期進庫準確查找實體檔案方面,工作重心無法向深度發掘檔案資源價值方面側重,檔案管理模式停留在重保管輕管理階段。通過文書檔案數字化的實施和應用,充分體現其管理方式和模式由繁至簡,提供利用從慢到快,檔案價值體現從弱到強的過程。

(二)文書檔案數字化實施情況。檔案數字化是運用信息技術對歸檔文件、數據資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提升過程和工作方式。1.檔案數字化的原則。文書檔案數字化的實施是一項系統工程。制定計劃工作流程、保證基礎設施設備投入、制定規章制度、確定專門的數字化加工場所、確認檔案數字化的范圍。本著以需求為導向,以共享為基點的要求,數字化一般遵循常用優先、急用優先、孤本優先、目錄優先、特色優先“五個優先”原則,將有較高價值的檔案信息優先數字化。檔案數字化堅持應用與搶救并重的理念,積極將企業重要的、利用率高的、急需搶救的檔案納入數字化范圍。2.檔案數字化的安全。文書檔案數字化工作內容包括將傳統載體檔案目錄數字化和檔案內容數字化,建立目錄和內容數據庫,存儲在網絡服務器中,實現檔案信息資源共享。檔案數字化工作在企業管理方指定的符合安全要求的場所進行,安裝監控系統和保密設施,配備消防系統、防盜系統、視頻監控系統,制定嚴格的數字化工作場所人員出入管理制度,進行定期和不定期的檢查,發現問題及時解決。二、文書檔案數字化的應用實踐

通過系統性地完成文書檔案數字化,依據實踐數據跟蹤匯總,電子用檔效果非常良好,極大方便了利用者,查檔用檔人員不斷增多,體現了檔案數據憑證作用的準確性、便捷性、及時性。相對于傳統入庫調卷用檔,這種方式有以下優點:一是較以前單一用檔提供了更豐富全面的信息支持。二是確定用檔范圍后,可以快速瀏覽到電子數據目錄,縮短了時間節點并提高工作效率,很大程度上方便了員工利用。三是在應急狀態下,可以及時啟用備份數據進行提供利用。四是針對日常工作中利用率高的檔案原件,電子化檔案的提供更有效地保護了原件,使重要檔案不再進行出庫調閱。實踐證明,檔案數字化建設在工作中有很大的優越性,發揮檔案信息更加全面的價值,解決問題實時快捷,用檔時間縮短了近一半,工作效率大幅提高,充分發揮檔案憑證價值。

三、文書檔案數字化實施的思考

按照檔案工作的總體思路和目標,持續推進檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系和檔案組織體系建設,實現檔案資源集約化、館藏數字化、應用網絡化、人員專業化、管理現代化的發展目標,檔案信息化建設還有待完善。

(一)需要多種方式開發檔案資源。依托信息化建設的平臺,應充分搭建多種方式進行信息服務支持,深度開發信息資源,為企業提供數據憑證。在業務工作中,應主動收集用戶的需求信息,主動發布與之關聯的檔案信息,滿足利用者的需求。

(二)需要進一步提升檔案管理人員的水平。檔案信息化建設是一項重要和長期的工作,企業檔案需要建立自己的集成系統、數字檔案館網站,后續進入大數據時代,為適應檔案工作的發展需要,檔案信息化建設要進一步加強檔案人員信息技術的培訓,引導其提高技能達到信息化要求做復合型人才,達到檔案專業、計算機專業、企業主體專業都熟練的要求,提高自身綜合能力,有了人才保障才能更好地實現檔案工作的發展。

四、結論

文書檔案數字化的實施與應用,提高了檔案利用率、轉變了檔案工作服務方式、增強了檔案應急能力的保障,提升了企業檔案管理水平。

【參考文獻】

[1]胡艷玲.淺談文書檔案辦公自動化管理的應用[J].企業管理,2013(6):16-18.

[2]崔維娜.淺論開展檔案數字化建設的意義[J].教育現代化,2013(4).

【摘要】文書檔案因保管年代久遠,實體檔案材料發生變化,庫藏以紙質為載體進行提供利用,信息化時代,檔案

管理應適應發展要求,轉變管理模式,便于檔案長期保管并利用。綜合分析原因,制定方案,開展實施文書檔案數字化

工作,達到實體檔案不出庫長期保管、電子檔案利用高效快速的目的,提升檔案服務利用能力,提高管理水平。

【關鍵詞】文書檔案;數字化;實施與應用

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2018/04 工作指導 總第289期

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